📘 Manual de Uso – Administración de Gestión de Clientes y Documentación

1. Acceso al sistema #

Al ingresar al panel de Gestión de Documentación vas a encontrar un menú principal con tres módulos:

• Clientes
• Documentos
• Categorías

Desde allí podés administrar toda la información y archivos de tus clientes.

2. Módulo Clientes #

➕ Crear un cliente #

1. Ingresá a Clientes.
2. Seleccioná Añadir nuevo.
3. Completá los campos solicitados:
   • Usuario (nombre de acceso).
   • Email (correo del cliente).
   • Nombre (nombre completo o razón social).
   • Contraseña (opcional, si no se completa el cliente podrá recuperarla).
   • Estado (activo = acceso habilitado; inactivo = acceso bloqueado).
4. Guardá el registro.

El cliente quedará habilitado para acceder a su área privada.

✏️ Editar un cliente #

• Seleccioná el cliente en la lista.
• Podés modificar nombre, correo o estado.
• Si dejás el campo de contraseña vacío, la actual se mantiene.

❌ Eliminar un cliente #

• Seleccioná Eliminar desde la lista.
• El cliente pierde acceso a la plataforma.
• Los documentos cargados permanecen en el sistema.

3. Módulo Categorías #

Las categorías permiten ordenar la documentación en grupos y subgrupos para facilitar la búsqueda.

➕ Crear una categoría #

1. Ingresá a Categorías.
2. Seleccioná Añadir nueva.
3. Escribí el nombre de la categoría.
4. Si querés que sea subcategoría, elegí una categoría padre.
5. Guardá.

✏️ Editar o ❌ Eliminar #

• Podés renombrar o eliminar categorías existentes.
• Si eliminás una categoría, los documentos asociados quedan sin categoría, pero no se borran.

4. Módulo Documentos #

➕ Subir un documento #

1. Ingresá a Documentos → Añadir nuevo.
2. Completá:
   • Título y descripción.
   • Categoría para ordenarlo.
   • Archivo adjunto (PDF, Word, Excel, imágenes, etc.).
   • Fecha de vencimiento (opcional).
   • Visibilidad:
     • General: visible para todos los clientes.
     • Clientes específicos: seleccioná uno o varios clientes desde el buscador.
   • Acceso externo (opcional): genera un enlace único para compartir fuera del sistema.
3. Guardá.

El documento quedará disponible según la visibilidad definida.

✏️ Editar un documento #

• Abrí el documento desde la lista.
• Podés reemplazar archivo, modificar fechas, descripción o clientes asignados.
• Guardá los cambios.

❌ Eliminar un documento #

• Desde la lista seleccioná Eliminar.
• El archivo se borra del sistema junto con sus asignaciones.

5. Búsqueda y filtros #

En la lista de documentos disponés de filtros para encontrar más rápido:

• 🔍 Texto (en título o descripción).
• 🗂 Categoría.
• 📅 Fecha de carga o vencimiento.
• 👤 Cliente específico.

Los filtros pueden combinarse.
Ejemplo: “Mostrar contratos vencidos de la empresa X”.

6. Portal del Cliente (referencia) #

Cada cliente ingresa a su área privada con usuario y contraseña.
Allí puede:

• Ver documentos generales y específicos asignados.
• Descargar sus archivos.
• Filtrar por categoría o fecha.
• Consultar vencimientos.

(Como administrador no es necesario usarlo, pero es importante conocer la experiencia del cliente).

7. Buenas prácticas de uso #

✅ Usar categorías claras y jerárquicas.
✅ Desactivar clientes inactivos para evitar accesos indebidos.
✅ Revisar periódicamente documentos con vencimiento.
✅ Utilizar el acceso externo solo cuando sea necesario.
✅ Mantener actualizada la información de contacto de cada cliente.

📌 Este manual está diseñado para guiar a los administradores en el uso diario del sistema de Gestión de Clientes y Documentación, de manera práctica y sencilla.